Impact story: Gebiedsprogramma Haarlem

Het Gebiedsprogramma voor de stad Haarlem geeft een weergave van projecten die de gemeente Haarlem en haar partners in de stad uitvoeren. Zo kun je als inwoner van de stad precies zien wat er om je heen gebeurt. We vroegen Djorn Noordman naar het ontstaan van deze toepassing. 

Kun je jezelf even kort voorstellen? Wie ben je en waar werk je?

Mijn naam is Djorn Noordman, ik ben vanuit de afdeling Programma- en Gebiedsmanagement coördinator voor de Haarlemse Gebiedsprogramma’s. Ik werk hier met veel plezier aan, dit is tevens een parttime baan, want naast deze functie ben ik binnen Haarlem ook beleidsadviseur (beleidsontwikkeling) openbaar groen en bomen. Een mooie combinatie van functies waar ik zowel mijn bedrijfskundige – als groene achtergrond in kwijt kan.

Aan welke toepassing heb je gewerkt?

Een digitale applicatie/database waarin (fysieke) projecten van de Gemeente Haarlem meerjarig worden geprogrammeerd, en waarvan de informatie intern- en extern ontsloten wordt.

Voor wie heb je dat gedaan en waarom?

Haarlem werkt al vele jaren gebiedsgericht en informeert haar inwoners en bedrijven graag tijdig over projecten die in de aankomende jaren gaan spelen. Voorheen werden de Stadsdeel Uitvoerings Programma’s (StUPs) jaarlijks op-/samengesteld en verspreid, zowel intern als extern. Dit waren echter gedrukte exemplaren, waardoor informatie al snel niet meer actueel was. Zowel vanuit de stad (inwoners/bedrijven) als vanuit de eigen organisatie was er behoefte aan een systeem waarin informatie over lopende en toekomstige projecten actueel beschikbaar is. Dit alles is tot stand gekomen in het gebiedsprogramma.

Welk probleem los je daarmee op?

Naar onze inwoners en bedrijven zijn we open en transparant over de projecten welke in de stad worden uitgevoerd, of uitgevoerd gaan worden. 
Intern hebben we een enorme slag gemaakt door de programmeringstool van het Gebiedsprogramma, de projectplanningen en het financiële systeem aan elkaar te verbinden.

Wat betekent deze toepassing voor de gebruiker?

De gebruiker kan er vanuit gaan dat de informatie op de website (www.haarlem.nl/gebiedsprogramma en www.haarlem.nl/meerjarenprogramma) als intern benaderbaar via diverse applicaties actueel en betrouwbaar is.
Voor de interne behoefte aan inzicht in de capaciteitsvraag zijn voor de projecten in de openbare ruimte een aantal standaarden afgesproken. Op basis van complexiteit en omvang van toekomstige projecten, kunnen we op basis van normbedragen al uitspraken doen over de capaciteitsbehoefte in aankomende jaren. Dit is met name relevant voor de afdeling Project- en Contractmanagement en hun partners, zodat zij al vroegtijdig rekening kunnen houden met het personeel als projectleiders, ontwerpers, werkvoorbereiders et cetera welke ze moeten gaan inzetten.  

'Geïnteresseerden hoeven niet meer een papieren uitgave te bemachtigen of op te vragen'.

Wat is er veranderd voor je gebruikers sinds ze deze toepassing hebben?

Geïnteresseerden hoeven niet meer een papieren uitgave te bemachtigen of op te vragen. Het Gebiedsprogramma is nu voor iedereen online (any time, anywhere, any device) beschikbaar. Tevens wordt het Gebiedsprogramma middels OpenData standaarden beschikbaar gesteld, zodat partners van de gemeente of andere partijen die actief in de stad zijn de data realtime aan hun (CAD/GIS) systeem kunnen koppelen. 

Intern zit de grootste winst in het feit dat we van een groot aantal persoonlijke, veelal Excel-bestanden afscheid konden nemen. Waar voorheen informatie, vaak overlappend, in soms wel 10 of 13 bestanden werd bijgehouden, wordt nu gewerkt op basis van het principe ‘eenmalig inwinnen, meervoudig gebruik’. Door het aan elkaar verbinden van de programmeringstool, de projectplanningen en het financiële systeem, is ieder moment slechts één systeem leidend. Hierbij is gekozen voor de applicatie die het dichtst bij de gebruiker staat. Informatie die hier wordt gemuteerd, is vervolgens wel direct zichtbaar (read only) in de systemen van de andere betrokkenen in de keten. Het programmeren van een nieuwe ingreep of toekomstig project telt dus direct door in de volgende systemen, als ook visa versa.

Welke data gebruik je hiervoor?

Voor het vastleggen van projectinformatie hebben we een eigen datamodel ontwikkeld. Ingrepen zijn meer van technische aard (wat moet waar, wanneer en voor welk bedrag gebeuren). Voor projecten wordt meer de projectinformatie vastgelegd (aan welk bestuurlijk programma draagt het bij, onder welke wethouder valt het project, wie is opdrachtgever, wie is projectleider, link naar de projectenpagina, et cetera.).

'De grootste uitdaging was het standaardiseren van de werkprocessen'.

Elk project kent ook uitdagingen. Waar liep jij tegenaan?

De grootste uitdaging was het standaardiseren van de werkprocessen. Hoewel er binnen Haarlem zeker een aantal standaarden waren voor programmatisch- en projectmatig werken, werd er toch vaak van deze standaarden afgeweken en was het afwijken misschien wel meer een regel dan een uitzondering. Er is dus veel tijd gestoken in het bevestigen of maken van nieuwe werkafspraken/-processen met de afdelingen en ’het hierin meenemen van collega’s. 

Als je terugkijkt: wat is dan anders gelopen dan je dacht?

Er is en moet nog steeds veel worden ingezet om collega’s mee te nemen. Zowel nieuwe collega’s die moeten worden ingewerkt, als collega’s die al langer in Haarlem werken. In de praktijk blijkt toch vaak dat, ondanks dat we het principe aanhouden ‘offline verantwoordelijk = online verantwoordelijk’ en we veel geautomatiseerd hebben (eenmalig inwinnen, meervoudig gebruiken), aanpassingen in de programmering niet altijd direct digitaal (juist) worden verwerkt. Waar we voorheen aandacht ‘vroegen’ door aanwezig en zichtbaar te zijn, merken we nu dat na twee jaar van Corona-maatregelen en het thuiswerken, collega’s weer moeten worden meegenomen in de werkprocessen en het belang dat zij hun data (offline = online) actueel houden. 

Wat is je persoonlijke band met het onderwerp?

In 2015/2016 stond ik aan de wieg van wat nu het digitale instrumentarium is. Echter na een jaar waarin we klein begonnen zijn en lieten zien wat de voordelen van een digitale applicatie zouden zijn, werd het te groot om deze ontwikkeling naast mijn reguliere werkzaamheden als assetmanager openbare ruimte erbij te doen. Voor een periode van twee jaar is toen voor de doorontwikkeling intern een projectleider aangetrokken en is er met een projectteam hard gewerkt om een applicatie neer te zetten. Op de achtergrond bleef ik nog wel bij het projectteam betrokken, al had ik een minder actieve rol. Na die twee jaar stond er een basis, zat de opdracht van de projectleider erop en droeg hij het over. Op dat moment werd ik benaderd of ik met een beperkt team de processen, afstemming met de afdelingen en een verdere doorontwikkeling wilde coördineren. Die kans heb ik vanzelfsprekend met beide handen aangegrepen.

What's next? Wat staat er op de planning op het gebied van data?

Er staat een goede basis, maar we lopen ook tegen beperkingen aan van de gebruikte applicaties. Daarnaast speelt op dit moment binnen de organisatie van het fysiek domein een doorontwikkeling in portfoliomanagement. Wanneer dit meer vorm gaat krijgen, zullen we ook moeten kijken of de huidige applicaties nog voldoen dan wel vervangen moeten gaan worden. Gelukkig hebben we de processen en de achterliggende database generiek en onafhankelijk van de gebruikte applicaties ingericht.

Wat kan Data.Overheid.nl voor je betekenen? Waar heb je behoefte aan?

In de afgelopen jaren is mij opgevallen dat meerdere gemeenten op eigen initiatief, of met een leverancier, systemen om projecten te kunnen programmeren hebben uitgewerkt. Vaak wel net anders ingestoken, omdat er een net iets andere vraag of andere informatie beschikbaar was. Ik zou het mooi vinden als enkele gemeenten hun ervaringen en systemen met elkaar zouden delen, enerzijds om er van te leren en anderzijds om wellicht tot een nieuwe standaard te komen. 

'Belangrijk is en blijft dat met elkaar het gesprek wordt gevoerd om met elkaar tot de goede projecten te komen'.

Is er nog iets anders dat je over dit onderwerp kwijt wilt?

Hoewel goede systemen en betrouwbare data zeker bijdragen aan de kwaliteit van de besluitvorming, blijft het ook vooral mensenwerk. Belangrijk is en blijft dat met elkaar het gesprek wordt gevoerd om met elkaar tot de goede projecten te komen. Niet alles kan immers worden geautomatiseerd en daarnaast is het vooral ook leuk om met je collega’s tot de juiste programmering van projecten te komen.

Als mensen na het lezen behoefte hebben aan meer informatie, waar kunnen ze dan terecht?

Voor vragen en informatie kan contact met mij worden opgenomen (dnoordman@haarlem.nl, of telefonisch via: 023 5113405). Ook hebben we een algemeen mailadres, mjgp@haarlem.nl.

Meepraten over de impact van data?

Word gratis lid van onze data communities, binnen 1 minuut heb je een account aangemaakt en praat je mee op: www.datacommunities.nl.