Stap 3b: beleg de verantwoordelijkheden en plan het proces

De open te stellen data zijn geselecteerd en de beslissing daartoe is genomen. Dat maakt de data echter nog niet open: daarvoor is de hulp nodig van een aantal stakeholders. Zo zijn daar:

  • de chief data officer
  • de datahouder (red: data-eigenaar)
  • de technisch beheerders (red: verstrekkers en catalogushouders)
  • de beleidsverantwoordelijken
  • de gebruikers
  • de Open Data steward

De Chief Data Officer

Data is altijd sterk verweven geweest met het bedrijfsproces waardoor als het proces goed beschreven was de data ook goed beschreven was.  Maar door een steeds grotere integratie van processen en behoefte van uitwisselen van gegevens wordt de rol van data op zichzelf steeds belangrijker. We verzamelen steeds meer data en de data is ook steeds makkelijker te verplaatsen en te bewerken. De rol van data groeit. Dat vraagt ook van organisaties dat er meer bewustzijn omtrent data komt, dat bekend is welke data er is, waar deze data is, wie toegang heeft tot de data, wat de kosten van het verzamelen van de data zijn, wie verantwoordelijk is voor de data, wat de kwaliteit is van de data enzovoorts. Data is op deze manier een nieuw onderwerp voor veel organisaties.

Om aandacht voor data te organiseren en op een goede manier met data om te gaan kan invulling worden gegeven aan de rol van een Chief Data Officer, de CDO. De CDO plaatst alle onderwerpen met betrekking tot data op de agenda van de organisatie. Het belang van data voor de eigen organisaties wordt beschreven en de relatie van de data met buitenwereld. 

De datahouder

De datahouders zijn de collega's die met de data werken beleidsmatig of uitvoerend. Zij zijn inhoudelijk gedreven en zullen de data op dat niveau heel goed kennen. Vooral bij uitvoerders zullen de baten neerslaan van het aan Open Data doen en zij zijn dan ook een belangrijke sponsor. Hun taak is vooral inhoudelijk: het metadateren en vooral ook contextualiseren van de data: waarvoor hebben we deze verzameld en wat mag je ervan verwachten (en wat vooral ook niet). Zij zijn dus verantwoordelijk voor het aanleveren van inhoud, de benzine waarop de machine moet draaien.

De technisch beheerders

Applicatiebeheerders en functioneel beheerders zijn je bondgenoten waar het de het scheppen van de juiste infrastructuur en het daadwerkelijk publiceren aangaat (zie hierna). Zij zullen vooral willen weten wat de benodigde functionaliteiten zijn en zij hebben als taak te zorgen dat de publicatiemachine soepel draait.

De beleidsverantwoordelijken

Ter borging van het Open Data gedachtegoed is het voorts raadzaam goede voeling te houden met de interne beslissers: zij zullen geregeld willen weten of de plannen op schema liggen en vooral ook wat de output is en de effecten zijn. Het is hun taak de continuïteit van het aan Open Data doen politiek bestuurlijk te borgen en te verdedigen. Daarvoor moeten ze uiteraard wel gevoed worden met de juiste informatie.

De gebruikers

Gebruikers hebben formeel geen rol bij de organisatie van het proces, maar ze zijn wel essentieel. Niet alleen moeten zij voor de baten zorgen - nieuwe producten ontwikkelen, overnemen van taken, feed back geven op de data etc. - zij zijn daarmee ook een belangrijke verdedigingslinie voor het borgen van het gedachtegoed.

De Open Data steward

Om al deze taken en belangen te stroomlijnen en organiseren doe je er goed aan een 'Open data steward' te benoemen. Deze Open data steward is de proceseigenaar van het aan Open Data doen. Het is zijn/haar taak zich maximaal in te zetten voor zowel verdere ontwikkeling van het Open Data proces, als ook voor het stimuleren van bewustzijn zowel binnen en buiten de organisatie. Bij voorkeur is de open data steward iemand die zowel de beleids-(uitvoerings-)kant als ook de technische kant goed kent. Verder moet de steward goed kunnen schakelen met bestuurders en directies. Gegeven het grote belang van de in- en externe communicatie dient de Open Data Steward dus ook nauw samen te werken met de afdeling communicatie.

Samengevat zijn de concrete taken van de Open Data steward zijn dus:

  • het voorbereiden van data-releases
  • het onderhouden van contacten met de datahouders, technisch beheerders
  • de concrete oplijning van data voor publicatie
  • Het werven onder enthousiasmeren van datahouders en beleidsverantwoordelijken
  • binnen de organisaties en werkt met hen aan het beschikbaar stellen van datasets
  • Het zijn van eerste aanspreekpunt voor gebruikers
  • het onderhouden van contacten met collega organisaties

Tenslotte worden zij erop gewezen dat het doen aan Open Data niet van de een op de andere dag ingeregeld is. Het is daarom raadzaam deze rol voor langere tijd goed te beleggen en deze niet bij de eerste bezuinigingsronde van tafel te laten vallen.

Qua planning van het proces leert de ervaring leert dat het zinvol en effectief is om te werken met vaste en aangekondigde publicatiemomenten zodat deze steeds in rust kan worden voorbereid. Dikwijls is het zo dat ieder publicatiemoment niet alleen bestaande Open Datasets worden geactualiseerd, ook is het een uitgelezen moment nieuwe sets toe te voegen. Een vast ritme voorkomt 'pieken' rondom een of twee momenten in het jaar en draagt eraan bij dat het doen aan Open Data sterker verankerd raakt in de vaste processen van je organisatie.

Naar stap 3c...