Stap 1a: inventariseer je data

De eerste stap omvat het maken van één verzamelpunt, in de vorm van een invullijst, om alle informatie omtrent data te noteren. Dit geeft je overzicht en maakt het bovendien makkelijk om gevonden datasets te categoriseren en in een later stadium toegankelijk te maken.
Deze lijst is dus in feite een overzicht van de datasets in de organisatie en een overzicht van hun kenmerken, de zogenaamde 'metadata': de data over je data die je in het kader van je inventarisatie wil verzamelen. Dit kan gewoon in een spreadsheet o.i.d.
Als je de invullijst opstelt, moet je een aantal dingen in het achterhoofd houden:

Realiseer je dat het mensenwerk is

Je kunt veelal de data niet (geheel) zelf inventariseren: je bent aangewezen op de welwillende hulp van collega's, zoals datahouders en applicatie- en functioneel beheerders. Hun tijd (en geduld) zal beperkt zijn. Zorg daarom dat je je verzoek goed inleidt zodat ze weten waar je naar op zoek bent.

Inventariseer niet meer dan echt nodig is

Je wilt de invullijst zo vormgeven dat er zoveel als nodig - maar ook niet meer dan dat - ingevuld moet worden. Bovendien wil je slechts die metadata inventariseren die relatief gemakkelijk te vinden zijn. Maak je lijst dus niet te lang.

Eenduidige semantiek

Bij het vaststellen van de te inventariseren metadata moet je er voorts voor zorgen dat die een eenduidige betekenis hebben. Zo zal de term 'dynamiek van de data' verwarring veroorzaken; beter is te zeggen 'hoe vaak worden data geactualiseerd?', waarna een aantal categorieën van antwoorden gegeven kan worden (dagelijks, wekelijks, maandelijks etc.). Met andere woorden: voorkom gebruik van termen in je metadata die voor meerdere interpretaties vatbaar zijn en omschrijf de metadata die je gebruikt zo scherp mogelijk.

Gebruik in ieder geval een kernset van metadata

De vormgeving van de invullijst zal variëren van organisatie tot organisatie - een gemeente verschilt nu eenmaal van een waterschap - maar niettemin is er wel een vaste kern van metadata die in iedere inventarisatielijst voorkomt:

Naam

de titel waaronder de database binnen de organisatie bekend staat. Maakt mogelijk een database met een bepaalde naam te vinden. De titel wordt gebruikt als het belangrijkste referentiepunt in de lijst zoekresultaten.

Beschrijving

beschrijving van de inhoud van database. Presentatieveld dat de gebruiker helpt nader te bepalen of de database aan de behoefte voldoet.

Vindplaats

plek waar je de dataset bent tegengekomen, op het diepste niveau. Dit veld identificeert de online bron.

URL vindplaats

eenduidige verwijzing naar de database binnen een bepaalde context. Dit veld identificeert de data.

Contactpersoon

interne eigenaar of contactpersoon die veel over de data weet. Persoonlijke bron waar meer informatie over de database te verkrijgen is.

Context

onderwerp van de inhoud van de dataset. Maakt het mogelijk datasets te clusteren rond bepaalde beleidsthema's.

Bronhouder

organisatie die primair verantwoordelijk is voor het creëren van de inhoud van de dataset. Maakt het mogelijk datasets te vinden die gecreëerd zijn door of onder verantwoordelijkheid van een bepaalde afdeling of dienst.

TIP: de bovenstaande kernset vormt de essentie van de data inventarisatie. Tijdens de inventarisatie kan meer informatie worden verzameld.

Naar stap 1b...